Бизнес напоказ: как заработать на организации выставок?

Киев, Львов, Харьков, Донецк, Днепропетровск и Одесса — наиболее подходящие регионы для организации выставочного бизнеса. Здесь хорошо развита инфраструктура, имеются оборудованные выставочные площадки европейского уровня.

Во всем мире оборот выставочных центров и доходы организаторов мероприятий исчисляются миллиардами долларов. В нашей стране это направление бизнеса также с каждым годом набирает все большие обороты. И хоть выставочно-ярмарочный промысел имеет давние традиции в Украине, эта ниша пока остается полупустой. Компании, решившие заняться организацией таких мероприятий, имеют возможность работать с рентабельностью от 30 до 70%. Главное — учесть региональные особенности городов, правильно выбрать перспективное направление и тематику выставки.

Экспо-шестерка
Для организации выставочного бизнеса в Украине наиболее подходят Киев, Львов (культурная столица), Харьков (ввиду близости к России) и Одесса (портовый, туристический город). Марина Ткаченко, директор Международного форума пищевой промышленности и упаковки IFFIP и Фестиваля вина West Fest, ООО «Киевский международный контрактовый ярмарок», отмечает: «Эти города являются центрами деловой и культурной активности. Здесь имеются оборудованные площадки, позволяющие проводить выставочные мероприятия. Другой вопрос, какого уровня и формата выставки могут в них проходить? Например, выставочные павильоны Киева — это площадки европейского уровня. Профессиональная подготовка и опыт киевских выставочных компаний, застройщиков и вся инфраструктура столицы влияют на успешное и комфортное проведение выставок национального и международного форматов». А Львов, к примеру, славится своими ярмарочными мероприятиями, мелкими отраслевыми выставками различных тематик.

Ключевое отличие киевских и региональных отраслевых выставок в их задачах: первые влияют на развитие отраслей в национальном масштабе и повышают инвестиционную привлекательность Украины, вторые — важный инструмент развития регионов и привлекают инвестиции в конкретную область.

Особняком среди так называемых экспо-городов стоит Киев. Здесь легче организовать работу и общение с компаниями — лидерами отраслей, так как они зачастую имеют столичный офис. Что же касается посещения выставок, то обычно 50% деловой аудитории — киевляне. Да и специалисты из регионов охотнее едут в Киев, а не на­о­борот. Согласна с этим Виктория Агромакова, руководитель проекта компании «Премьер Экспо»: «В столице имеются офисы иностранных предприятий. Здесь же в основном расположены и представительства всех национальных фирм. Второй немаловажный аспект — площади. Выставочных комплексов в Украине не так много, да и площадок, где можно организовать мероприятия, недостаточно. Они зачастую расположены в Киеве, Харькове, Львове и Одессе. Выставки проводятся там, где есть возможность организовать масштабное и достойное мероприятие, куда приедут участники и посетители как местные, так и иностранные. Приглашающий город должен располагать развитой инфраструктурой, достаточной для того, чтобы принимать гостей». Дополняет мнение коллеги Эдвин Задорожный, директор и учредитель ЧП «Мэдвин»: «К основным городам — выставочным центрам (Киеву, Львову, Харькову, Одессе) нужно добавить Донецк и Днепропетровск. Данную шестерку можно считать оптимальной, потому что это крупные промышленные центры, здесь большое потребление — начиная от промышленности, технологий и заканчивая предметами быта».

Хлеба и зрелищ
Особенность отечественного выставочного бизнеса — ярмарочная составляющая. Ярмарка отличается от выставки приоритетом развлечений над продажами. На таких мероприятиях тоже «продаются» продукты бизнеса, но формат события фестивальный, а не сдержанно-деловой. Организовывать ярмарку проще: стоит лишь пригласить продавцов, артистов, ведущих — и праздник удался. Но следует учесть, что на такое мероприятие не приедут заключать контракты серьезные, деловые люди.

В целом ввиду особенностей социально-исторических процессов Украины становление местных выставок, несмотря на многолетнюю историю, происходило несистематично. Современный украинский бизнес лихорадочно пытается догнать мировые тенденции. «Конкуренция на данном рынке уже есть. И каждая компания всячески пытается сделать свой проект лучше», — отмечает Виктория Агромакова. Между тем конкуренция стимулирует развитие рынка. Юрий Чумаченко, исполнительный директор выставочно-туристической компании «Экспо-Юг-Сервис», считает, что конкуренция между организаторами всегда существовала и будет существовать. «Это мощный мобилизующий фактор. И мне лично очень нравится лозунг на стенде в Антимонопольном комитете Украины: «Конкуренция несет процветание», — подчеркивает г-н Чумаченко.

Отличным шансом для старта выставочного бизнеса является «новый» рынок. «Нераскрученная» отрасль промышленности, техники, экономики, искусства, неизвестный продаваемый продукт. Если появляется новая ниша или продукт, предпринимателю важно не упустить момент и сделать эту отрасль выставочной.

Чтобы выделиться среди конкурентов, Алексей Якубин, руководитель исследовательских программ аналитического центра Universitas, рекомендует в первую очередь найти сферу, которая требует нового промо для своего развития: «Главное для успешной выставки — коммуникационный аспект, способность мероприятия привлечь как новых клиентов, так и просто зрителей (которые в будущем могут стать клиентами)».

Иными словами, важно разработать оригинальную и интересную идею выставки, ее формат, она должна касаться и социальной ответственности бизнеса. Ведь выставка — это отличный способ показать, что бизнес и общество могут совместно решать задачи, которые стоят перед ними. «Нельзя ориентироваться при проведении выставок исключительно на краткосрочную коммерческую выгоду. Бизнес и экономика не существуют отдельно от общества», — считает г-н Якубин. Выставка должна быть экономически выгодна и участникам, и посетителям, и организаторам. Если хоть одной заинтересованной стороне выставка не принесла выгоду, значит, она не имела смысла.

«Так называемый бизнес-климат выставок — зеркальное отражение состояния рынка, подверженное влиянию многих факторов, порой не всегда предсказуемых. Успешная выставка в одном городе может быть абсолютно провальной в другом, — разъясняет Юрий Чумаченко. — Тема, которая год назад собирала тысячи людей, сегодня может не собрать ни участников, ни посетителей. Этот рынок надо знать и чувствовать. В последнее время наши сограждане охотно посещают выставки, связанные с отдыхом (туризм, охота, рыбалка), а также мероприятия, где можно познакомиться с предметами первой необходимости (продукты питания, напитки, мебель, бытовая техника и т.д.)».

Что? Где? Когда?
Важнейшие аспекты в выставочной индустрии — время и периодичность проведения мероприятий. Эти две составляющие определяют актуальность выставки, что в свою очередь напрямую связано с ее рентабельностью. Каждый шаг в организации выставки должен быть своевременным: договор с выставочным центром об аренде помещения, договоры о сдаче этого помещения в аренду участникам, количество участников, карта расположения компаний, организация кофе-брейков, площадок для мастер-классов, транспортное обеспечение, складские помещения — все должно быть учтено и предусмотрено заранее.

Также необходимо учесть соответствие тематики мероприятия месту и времени. Любая выставка очерчена конкретной тематикой — нельзя показывать все подряд. Есть универсальные выставки, которые актуальны в любое время года: здоровье, красота, досуг. А есть специфические. Например, агропромышленные выставки наиболее уместны зимой, когда работы в поле не ведутся. А вот выставка холодильного оборудования будет актуальна ранней весной, чтобы у покупателей и продавцов была возможность заключить контракты и осуществить поставку к началу летнего сезона. Если говорить о тематических мероприятиях, например демонстрации курортных комплексов, то их лучше всего проводить весной, в преддверии сезона.

Важно определиться и с временными рамками, ведь подготовка выставки — процесс длительный. Мероприятие, длящееся неделю, зачастую требует на подготовку почти год, при этом договор об аренде помещения должен быть подписан не менее чем за три месяца до начала события. Если же выставку планируется проводить регулярно (ежегодно, ежеквартально, ежемесячно), необходимо четко регламентировать периодичность проекта и пытаться этому регламенту соответствовать (зарекомендовать себя стабильным предприятием).

Не менее важен и выбор тематики мероприятия. Любая выставка должна привязываться к определенному продукту. Оптимальную выставочную тематику озвучивает Алексей Якубин: «В Украине это выставки, связанные с наиболее доходными секторами экономики страны — аграрные, химико-металлургические, а также посвященные отдельным странам и их продукции». Специалисты отмечают некую нехватку художественных выставок.

Логика организации
В последнее время организаторы предпочитают проводить международные, как минимум все­украинские выставки. Виктория Агромакова отмечает: «Большинство мероприятий, которые проходят в крупных городах Украины, организаторы пытаются позиционировать как международные. Однако следует учесть, что для получения этого статуса на выставке должно быть определенное количество иностранных участников и посетителей». Что дает свои плюсы: международные выставки — это возможность привлечь инвестиции, пополнить внутренний рынок новыми товарами.

Региональные выставки ориентированы на местных участников и потребителей. Однако Эдвин Задорожный считает, что успех зависит от спроса на тот или иной выставочный продукт. К примеру, в относительно небольшом регионе — Ивано-Франковской области — проходят фестивали кузнецов. Это связано с тем, что там хорошо развит этот вид прикладного искусства. А скажем, в промышленных центрах проходят выставки мебели, косметики, ювелирных изделий. В Запорожье проводят самую крупную машиностроительную выставку, а Донецк — идеальное место для демонстрации достижений угледобывающей отрасли.

Местные реалии
Украинская выставочная культура значительно отличается от мировой, и связано это с тем, что за границей история и, соответственно, опыт проведения выставок значительно больше. «Руководство национальных компаний не всегда понимает, что участие в выставке помогает выйти на рынок, найти поставщика или покупателя», — комментирует ситуацию Виктория Агромакова.

На Западе выставка — это событие, на которое просто нужно приехать, чтобы узнать о новинках, обзавестись нужными контактами и просто хорошо провести время. Самыми популярными выставочными городами в мировом масштабе признаны Базель, Ганновер, Измир, Лейпциг, Лион, Милан, Монреаль, Мюнхен, Париж, Торонто. Виктория Агромакова уверена, что в Европе лидером выставок фактически по всем тематикам является Германия. Там, естественно, развиты все сферы рынка. «Также стоит отметить США. Отличительная черта иностранных выставок — узкая специализация. Украине в этом плане есть к чему стремиться», — считает эксперт.

По мнению Марины Ткаченко, организаторы выставок должны смотреть и думать шире, чем участники, слышать больше, чем сказано, выделять главное из моря информации, правильно расставлять акценты. Также в этом бизнесе крайне важен уровень сервиса. «И это неудивительно. Выставка — место встречи производителей и потребителей, способ привлечь клиентов, открыть новые рынки, наладить контакты. У выставок есть и важное просветительское значение — событие может стать промоплощадкой для необычной идеи, концепции, продукта», — резюмирует Алексей Якубин.

Мнения экспертов
Эдвин Задорожный, директор и учредитель ЧП «Мэдвин»:
«Рыночные методы сводятся к тому, что нужно учитывать порядок проведения выставочных кампаний — нельзя проводить тематически похожие выставки через день. Хотелось бы также отметить, что есть направления, которые широко развиваются во всем мире, но в Украине им не хватает поддержки. Это выставки, посвященные искусству и рукоделию. Связано такое положение дел с тем, что спрос на культурный, интеллектуальный досуг не подтвержден экономически, население не готово платить за это, но желающих посещать бесплатные мастер-классы огромное количество».

Юрий Чумаченко, исполнительный директор выставочно-туристической компании «Экспо-Юг-Сервис»:
«Для того чтобы выставка стала серьезным мероприятием, требуется длительная и кропотливая работа. В первую очередь надо обеспечить должную РR-кампанию, присутствие на выставке ведущих игроков профильного рынка, привлечь научный потенциал, раскрыть актуальность обсуждаемых тем и поддерживать постоянный интерес вокруг мероприятия. Структура выставочной компании, как и любого продающего предприятия, очень схожа: отдел маркетинга, менеджеры по выставкам, технический отдел, бухгалтерия — все как обычно. Успех зависит от слаженности действий всех звеньев и их управления. Ослабление одного звена может привести к тому, что бизнес-форум международного значения превратится в местную «тусовку».

Марина Ткаченко, директор Международного форума пищевой промышленности и упаковки IFFIP и Фестиваля вина West Fest, ООО «Киевский международный контрактовый ярмарок»:
«Из-за кризисных явлений обострилась конкуренция как между выставочными компаниями, в борьбе за тематиками, так по инструментам продвижения мероприятий. Для компаний в современных условиях вопросы продвижения и развития упираются в ограниченность финансовых ресурсов, за потраченные деньги и время они ожидают гарантированную эффективность. Успешными могут быть только те выставочные компании и менеджеры, которые, находясь в постоянном контакте с экспонентами, профессионально владеют вопросами отрасли, вкладывают в свое развитие, отслеживают активность коллег за рубежом, анализируют и перенимают лучший опыт, совершенствуют старые и ищут новые способы общения с участником и посетителем».

Справка
Основные выставочные центры Украины:
МВЦ (г. Киев, Броварской пр., 15)
Лемберг (г. Львов, ул. Б. Хмельницкого, 176)
Дворец спорта (г. Харьков, пр. Маршала Жукова, 2)
Радмир Экспохолл (г. Харьков, ул. Академика Павлова, 271)
Выставочный центр «ВнешЭкспоБизнес» (г. Киев, ул. Тургеневская, 25)
Альта Экспо (г. Киев, пр. Московский, 11а)
Киев Экспо Плаза (г. Киев, ул. Салютная, 2а)
Экспоцентр Украины (г. Киев, пр. Академика Глушкова, 1)
Шувар-Экспо (г. Львов, ул. Хуторивка, 4б)
Морвокзал (г. Одесса, ул. Приморская, 6)
Источник: afisha-ua.com

К сведению
Куда пойти, куда податься?
Учитывая заполненность ниши выставочного бизнеса, можно ориентироваться на частичное обслуживание выставок, например:
рекламное обеспечение компаний-участниц;
канцелярия (печать визиток, продажа всевозможных канцелярских товаров);
сопровождение физического лица, предприятия (переводчики, гиды);
обслуживающий персонал для работы на выставках;
заочное посещение выставок (если клиент в силу разных причин не может посетить выставку, сотрудник вашей компании, съездив на мероприятие, предоставляет клиенту полный отчет, мониторинг товаров. Также возможно представление интересов компании-клиента на этой выставке).

Дарья Анастасьева