Бухгалтерский аутсорсинг: преимущества и риски

В Украине такое понятие, как «аутсорсинг», появилось совсем недавно. А бухгалтерский аутсорсинг и вовсе только набирает свою популярность. Зато в США и странах Европы большинство компаний уже давно и успешно делегируют неприбыльные бизнес-процессы (в том числе и бухгалтерию) специализированным фирмам, сообщает UBR. Почему же привлечение специалистов со стороны считается выгодным и необходимым для современного предприятия? И почему украинские компании пока неохотно прибегают к услугам аутсорсеров?

По результатам исследования, проведенного ассоциацией менеджмента США еще в 1997 году, количество американских компаний, которые использовали аутсорсинг бухгалтерского учета, на тот момент достигло 80%. А в большинстве европейских стран сегодня в каждой третьей фирме такая штатная единица, как «бухгалтер», – большая редкость. Там уже давно поняли, что аутсорсинг дает возможность значительно оптимизировать расходы бизнеса, сделать его более мобильным и прибыльным. Но если западные компании охотно перекладывают функции бухгалтерии на чужие плечи, то украинские компании значительно отстают от иностранных коллег. Хотя, к слову сказать, даже в Законе «О бухгалтерском учете» прописана возможность для предприятий передать ведение бухгалтерии специализированной фирме.

Последние тенденции
Сегодня в Украине услугами бухгалтерского аутсорсинга чаще пользуются частные предприниматели, мелкие предприятия и только открывающиеся фирмы. По данным экспертов, их количество – около 40% (учитывая услуги частных бухгалтеров). Предприятий крупного бизнеса, прибегающих к услугам бухгалтерских фирм, около 5%. Но если до 2012 года среди юридических лиц была заметна тенденция к увеличению спроса на данные услуги, то сейчас эксперты фиксируют некоторый спад. Чего не скажешь о частных предпринимателях, у которых услуги ведения учета пользуются стабильным спросом. По словам начальника отдела бухгалтерского аутсорсинга Корпорации «Глобал Консалтинг» Натальи Мормуль, это, в первую очередь, связано с очередными изменениями к Налоговому кодексу, в которых юридические лица получили право работать с частными предпринимателями без потери валовых расходов. В связи с этим многие компании перевели свой бизнес на частных предпринимателей, где более упрощенный учет и значительно ниже ставки по налогообложению.

Кто заказчик?
Среди заказчиков бухгалтерского аутсорсинга, по словам Натальи Мормуль, большинство предприятий с иностранными инвестициями, с ВЭД, которым необходимы дополнительные гарантии качественного ведения учета. Также активные потребители этих услуг – компании, столкнувшиеся со случаями хищений или обмана, несвоевременной подачей отчетности и уплатой налоговых обязательств со стороны стационарных бухгалтеров.

Самой популярной услугой бухгалтерского аутсорсинга эксперт называет обслуживание «под ключ», которое включает ведение бухгалтерского и налогового учета, сдачу отчетности во все контролирующие органы, работу с клиент-банком, уплату либо контроль уплаты всех налоговых обязательств, сопровождение всевозможных проверок, общение с контролирующими органами, архивирование и хранение документов и др.

Чего ждать?
Эксперт уверена, что в ближайшее время популярность бухгалтерского аутсорсинга как среди малого бизнеса, так и среди крупных предприятий возрастет. Правда, добавляет, что для активного развития данного направления в Украине должны быть созданы благоприятные условия. «Должна быть устойчивая политическая обстановка, стабильное налогообложение, урегулированное законодательство по всем системам налогообложения и во всех сферах ведения бизнеса. А со стороны компаний-аутсорсеров – качество и своевременность оказания услуг», – отметила она.

Почему это выгодно?
Стоимость бухгалтерского аутсорсинга зависит от нескольких факторов: от системы налогообложения, количества работников, объема документооборота, вида деятельности, количества контрагентов и кассовых операций и т.д. Следует заметить, что цена вопроса приблизительно равна зарплатам штатных бухгалтеров, а в отдельных случаях – даже ниже. Но зато преимуществ, которые получают заказчики, предостаточно.

Во-первых, это экономия на расходах. Отпадает необходимость содержать свой бухгалтерский отдел, а это значит, что предприятие избавляется от затрат на организацию рабочих мест, оплату труда, больничных, отпускных, расходных материалов, которые необходимы бухгалтеру в работе (бланки, программные продукты, обучающая литература, курсы повышения квалификации и т.д.). Плюс бухгалтерский аутсорсинг часто предлагают фирмы с комплексом бухгалтерских, аудиторских и юридических услуг, поэтому заказчик при необходимости может также получить консультацию аудитора и юридическую помощь.

«Еще одно немаловажное конкурентное преимущество бухгалтерского аутсорсинга – комплексный подход к обслуживанию клиентов, – считает Наталья Мормуль. – Это дает возможность клиенту принимать сбалансированные и правильные решения. Исполнитель не занимается уклонением от уплаты налогов, а предлагает оптимальное налоговое решение, учитывая специфику каждой компании-клиента. У бухгалтеров аутсорсинговой фирмы отсутствует заинтересованность, что исключает возможные мошенничества и махинации. Заказчик всегда проинформирован о возникающих негативных последствиях при проведении какой-либо хозяйственной операции».

Чем рискуем?
Но почему же при стольких очевидных выгодах украинские компании все-таки не спешат отдавать бухгалтерию «на сторону»? Эксперты связывают это с экономической ситуацией и нюансами ведения бизнеса в стране. Обычно штатного бухгалтера предприниматели более охотно посвящают во все финансовые подробности и конфиденциальную информацию.

«Еще один аргумент заказчика против аутсорсинга – штатного бухгалтера проще контролировать. Но это лишь поверхностное суждение», — отмечает эксперт. Все эти моменты, связанные с контролем и конфиденциальностью, просто нужно прописать в договоре с аутсорсинговой фирмой и тогда вы полностью себя обезопасите. «Договор – это, кстати, еще один значительный плюс в пользу аутсорсинга. В то время как со штатного бухгалтера спрос небольшой, бухгалтерская фирма отвечает за свои ошибки материально», — пояснила она.

Как выбрать аутсорсера?
Когда предприятие решает все-таки вести бухгалтерию в аутсорсинговой фирме, встает серьезный вопрос – как эту фирму выбрать? Ведь среди компаний-аутсорсеров тоже могут быть фирмы-однодневки с услугами низкого качества и непрофессиональными сотрудниками. Тут важно не прогадать и не попасть в капкан непорядочных исполнителей.

Первое, что нужно сделать, – тщательно изучить всю информацию о фирме, с которой предстоит сотрудничество. Нужно посетить сайт, навести справки у знакомых, получить рекомендации у предыдущих клиентов. Если это аудиторская фирма, то она обязательно должна быть включена в реестр аудиторских фирм и аудиторов Аудиторской палаты Украины (АПУ). Наличие дипломов и сертификатов у специалистов фирмы тоже говорит о положительном имидже компании.

Стоит посетить офис фирмы, лично познакомиться со специалистами, которые будут заниматься бухгалтерией, задать им несколько вопросов, чтобы понять уровень профессионализма.

И, конечно, основное внимание стоит уделить договору. В нем должна быть четко прописана вся процедура предоставления услуги и отражены все права и обязанности обеих сторон, предусмотрена ответственность за нарушение условий договора.

Все документы желательно передавать по описи или предоставлять исполнителю копии. Также чтобы обезопасить себя от возможных рисков, стоит проверить, есть ли страховой договор, в котором предусмотрена ответственность фирмы перед третьими лицами. Если он есть, то в случае нанесения предприятию ущерба, можно легко добиться его возмещения.

Как видим, выгод для бизнеса при аутсорсинге бухгалтерского учета достаточно. Но пользоваться ими или нет, каждое предприятие решает самостоятельно, тщательно взвесив все «за» и «против». В любом случае, аутсорсинг дает компании преимущества перед конкурентами. И чтобы не отставать в конкурентной гонке, нужно первым принимать правила игры, которые диктует современный бизнес.

Валентина Щербаченко