Профессиональное сканирование документов

Все больше компаний в современном мире полностью или частично переходят на электронный документооборот. Создание электронного архива имеет ряд неоспоримых преимуществ: это и сохранение экологии, и быстрый и удобный поиск документов, и защита их от утраты, и гибкая настройка доступа, и многое другое. Первый шаг к организации электронного архива — сканирование архивных документов на этом сайте.

Современное оборудование для сканирования – широкоформатные, поточные и планетарные сканеры – позволяет обрабатывать большое количество бумаг в кратчайшие сроки в соответствии с требованиями клиента. Отсканированы могут быть как сшитые, так и расшитые документы, материалы любых форматов, например, широкоформатные чертежи. После обработки все документы будут возвращены в исходное состояние.

В услугу профессионального сканирования документов входят следующие виды работ:

• Подготовка документов к сканированию: разброшюровка при необходимости, маркировка документов, составление описей дел.
• Собственно сканирование на выбранном вами оборудовании.
• Распознавание отсканированных текстов и индексирование документов, чтобы в дальнейшем по ним было легко осуществлять поиск.
• Сохранение документов в удобном для работы с ними формате (например, .doc или .pdf). Формат может быть любой, какой вы выберете.
• Загрузка отсканированных файлов в информационную систему компании.

В результате вы получите ряд преимуществ по сравнению с бумажным архивом. Во-первых, вам больше не нужно будет хранить огромное количество бумаг, так как все они будут находиться в электронном виде на компьютерах и серверах, а значит, вы сможете освободить полезные офисные площади или сэкономить на аренде склада, если документы хранились вне офиса. Во-вторых, больше не будет необходимости тратить время на поиски того или иного документа в архиве и передачу его между отделами и сотрудниками: любую бумагу можно будет в минимальные сроки получить из электронной базы. Да и сам поиск значительно упростится и ускорится, ведь для этого будет достаточно лишь ввести ключевые слова. В-третьих, исключается утечка конфиденциальной информации: вы можете просто настроить уровни доступа, чтобы тот или иной документ могли читать только сотрудники, имеющие на это право. Таким образом, создание электронного архива не только позволит вам сэкономить, но и сделает работу организации проще и удобнее.